企业如何应对ERP物流信息过载问题?
作者: 2015-3-12 15:42:52
 目前在ERP系统中信息“过载”,已经成为了许多企业的一大结症。日复一日积累的“海量”的、无章无序的信息一方面不断地消耗企业的信息资源,另一方面又容易误导决策。以优化ERP物流信息管理模式为案例,解析ERP传统的物流信息管理模式信息过载的主要原因。

 

 物流的三大分类

 

  站在信息应用的角度,可以将物流简单地分成三类:一类是物理变形式的物流,另一种是地域分布式的物流,还有一种是机械流动式的物流。三种物流信息管理模式上各有侧重。

 

  1.物理变形式的物流

 

    通常应用在以制造为主的企业中,它的特点是物流在制造期间增值性较强。对此学者与管理者们长期研究的是如何能最大的创造这个增值空间,其重点对象是制造成本管理

 

  2.地域分布式的物流

 

  典型的应用在以分销为主的销售公司,它的特点是价值链较广。公司销售地域分布有多广,它的价值链就有多广。例如典型的有国美电器、苏宁电器等等,他们的商品分布在全国各地,当企业管理者们在研究的时候,一方面关注如何向每个城市的每个连锁店,或连锁柜“铺货”(这个被称之为市场的“毛细血管”),解决抢占市场的问题;另一方面又不得不为在这些“毛细血管”中囤积的物料与价值,销售利润,及信息采集的及时性、真实性而倍加感叹。

 

  3.机械流动式的物流

 

  机械流动式的物流的应用是近几年来最热门的第三方物流公司。在它推崇的以客户为核心的理念下,为客户提供最佳的物流信息!企图通过最高端的信息通讯技术,卫星定位系统及配套移动设备,让客户知道自己的物料现在位于何方。

 

 传统的物流信息管理模式

 

  熟悉企业管理的人仔细地观察一下传统的制造物流信息管理模式,不难发现它采用的信息源是“物流+单据流”的捆绑形式。

 

  在企业内部传统的物流信息管理通常是:当某一物料从供应地点,发往需求地点的时候都要求严格地按照“单据凭证”进行交接,所以在企业里单据的种类是十分繁多的。记得在一家企业做信息系统的时候,曾收集到140多种表单,最后经过多方讨论,还是保留了40多种。以使用最普遍的“领料单”与“发料单”为例,分析传统的物流与它原始数据的走向。

 

  在企业里物料的“领料单”与“收料单”通常被设计为“四联单”(财务一联,车间一联,仓库一联,班组一联),这些单据是配合着企业管理规定使用的。当部门需要领用物料时,企业管理要求先编制“领料单”,然后供应部门依据“领料单”编制“发料单”。企业对物料管理是通过“领料单”与“发料单”来分辨需求方和供应方已经有过物料交接这一事实。为了保证交接不可抵赖性,要求双方保存“领料单”与“收料单”的凭证,以备日后稽查。还有,为配合财务人员对物流的资金管理,在评估物流信息管理水平时,如果出现了缺口,将提交原始单据一一“对账”,直至找出资金的损失之处为止。如有违章,轻者受到处分,重者违法提交法律制裁。

 

  由于物料是国家或企业的资产,因此企业在管理方面尤其重视。为了做好物料的管理工作,每个企业都设计了自己的物流信息管理模式,其中包括物流线路、通道和仓库(在物流信息模式中称节点)。仓库是物料的缓存地点,在企业里物流的仓库越多,物流就管理得越清晰,产品的生产成本就会计算越准确,但是这样管理的成本会增高,信息的处理量也会加大。当物料的仓库设置少一点,管理成本会降低,信息的处理量就减少,但是物流的信息“黑洞”就会加大。目前在制造业利润空间已经很薄的情况下,无论是增加人工成本,还是加大信息“黑洞”都将是给企业埋下一个颗定时“炸弹”。

 

 ERP物流信息管理模式特点

 

  ERP物流信息管理模式特点主要包括:

 

  · 管理精细化。多仓库管理,多工序管理,产品的制造过程乃至每一道工序能采集、查询到信息。

 

  · 按工序管理物料。每道工序货位之间物料移动都要求严格地按开具“四联单”。

 

  · 管理会计当按产品做成本核算。仓库之间、工序之间要求按凭证交接,并且双方完整无缺地保存下来,并记日志账,作为车间产品核算的原始依据。

 

  · 按产品做制造成本。要求仓库之间、工序之间交接凭证的完整无缺,记录好日志账,作为财务计算制造成本的原始依据,很明显车间成本核算与财务计算制造成本都是共用同一个信息源。

 

  从应用分析角度来看,其特点包括:

 

  · 物流节点过多,仓库设置过多,导致物流线路过长,且仓库之间都用“四联单”,单据量大,交接操作、单据收集的工作量大,因此记日志账,对账的工作量相当地大;

 

  · 导致车间成本核算,财务制造成本记账信息过载,工作量大;

 

  · 每一道工序都需要有物料编码,物料品种多,基础数据输入的工作量大;

 

  · 工序物料编码,导致物料清单层次加深,也增加厂加工订单的输入量。

 

  举例来说,广东科龙配件公司2003年上线后,利用ERP来记账、算账、查数、出报表。能够得到及时、准确地查询到物流数据,但是很难达到管理与控制物流的效果。原因很简单,传统的物流信息管理模式本来就是“串一后管理”的方式,仅能看清楚数据,做“串一后处理”而已。

 

 优化的物流信息管理模式

 

  将传统的物流信息管理模式硬搬到ERP系统上去,一方面企业获取了大量、及时、准确的物流数据。另一方面,面对这些“海量”的物流数据。企业不禁为之惊叹:怎么会是这样的呢?难道我们的员工每天忙着输入数据,各部门都要求增加人员,就是为了报告这些数据吗?

 

  的确,我们不得不反思“为了信息”企业所付出的代价!也不得不体会企业目前在信息系统建设中的处境。我们能不能做一个限定,在企业有限的管理目标前提下,设计一个适应的物流信息管理模式,让物流信息在限定的范围内“跑”,让企业有能力管理来分析、控制这些物流信息呢?

 

  我们必须走出传统的思维模式,用先进的管理技术优化企业的物流信息管理模式,改变已经事在必为。

 

 优化的设计需求包括:

 

  · 推行集中式仓库管理模式,减少仓库设置,减少物流节点。

 

  · 工作中心不按工序设置仓库,采用“在制品货位”管理技术

 

  · 深化加工订单的应用,采用JIT中拉式管理技术,用加工订单驱动物流。

 

  · 用加工订单中拉出领料表替代工序间的“领料单”操作。

 

  · 利用“工序完工”反冲功能,替代工序间的“发料单”操作。

 

  · 利用ERP成本中心自动记录生产成本

 

  · 利用ERP历史事项处理数据库的功能自动记录物料交接记录,甩掉传统的凭证管理。

 

  物流信息管理模式的关键思想是最大限度地利用ERP系统中的工作中心、成本中心、历史事务处理的自动记录的信息,减少或去掉手工单据。这样:

 

  · 企业的物流节点少了三分之二。

 

  · 采用ERP加工中心和加工订单功能。结合推行加工订单配送物料管理制度,控制领料的数量、品种和配送时间,取消工序之间的领、发“四联单”操作。

 

  · 激活成本中心的功能,让ERP系统自动记录产品生产成本;取消产品成本的手工记账操作。

 

  · 利用ERP自动记录历史事项处理的功能存储单据凭证,取消人工领、发“四联单”保管。

 

  由于优化运行时间不长,初始运行就显示了以下的效果:

 

  · ERP系统仓库设置减少了四分之三;

 

  · 物料编码减少60%;

 

  · 上机操作时间减少厂三分之二;

 

  · 变“事后管理”为“事前管理”。事前,通过对加工订单的管理形成按加工订单领料管理模式;事中,按加工订单发料,加工,自动记录生产成本;事后,加工订单完工以后,由ERP系统自动记账(历史事务处理自动保存(领、发)凭证),事前,事中,事后按时有序地连动与控制。

 

  · 成功推行了车间“零库存”的管理。

 

 优化难点

 

  优化的难点是成本中心管理部分,它将改变传统的成本管理的工作方式,但是物流、加工中心、历史事项处理记录凭证是操作性很强的。

 

  通过优化物流信息管理模式,懂得了ERP信息系统的应用好与坏与企业ERP系统的物流信息管理模式设置有关。如果设置与企业的管理相“匹配”就运行得好,见效益快,如果设置得不好,投入再多的资金,参与再多的人员,也会忙而无效。

 

  从本案例中可以得到一个启发,在我国虽然有许多企业ERP上了线,但是实际应用面临着严峻形势,例如“高投入,低回报”现象,也有不少企业处于“持续不断地信息资金的投入,又无法计算回报率”的状况中。因此,在信息管理应用方面如何做好管理信息需求,如何防止企业信息“过载”导致信息资源的效率下降,信息成本上升,如何构建一个适合企业的物流信息管理模式,广东科龙配件公司的先行一步,无疑是一个值得研究的课题。

 

 

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